Vận Hành Chiến Dịch 50-100 KOC: Tại Sao Bạn Cần Một "Trung Tâm Chỉ Huy" Thay Vì Nhóm Chat?

Vận Hành Chiến Dịch 50-100 KOC: Tại Sao Bạn Cần Một "Trung Tâm Chỉ Huy" Thay Vì Nhóm Chat?

Tác giả: Giám đốc Vận hành Height Media | Chủ đề: Quản trị Doanh nghiệp

Trong giai đoạn đầu khởi nghiệp, chủ doanh nghiệp thường tự tay liên hệ vài KOC. Mọi thứ rất ổn.

Nhưng khi muốn mở rộng quy mô (Scale-up) lên 50 hay 100 KOC cho chiến dịch Mega Sale, bộ máy bắt đầu bộc lộ lỗ hổng:

• Nhân sự Marketing quá tải, xin nghỉ việc vì áp lực.

• Sai sót xảy ra liên tục: Gửi nhầm hàng, quên nghiệm thu, mất kiểm soát ngân sách.

• Dữ liệu phân mảnh: Không biết video nào hiệu quả, KOC nào ra đơn.

Vấn đề không nằm ở nhân sự, vấn đề nằm ở Mô hình quản trị. Bạn không thể dùng tư duy "quản lý nhóm chat" để điều hành một chiến dịch quân sự quy mô lớn.

Tại Height Entertainment, chúng tôi vận hành theo mô hình "Trung Tâm Chỉ Huy" (Command Center). Đây là giải pháp bạn nên cân nhắc áp dụng hoặc thuê ngoài.

1. Phân cấp nhân sự: "Chia để trị" (Account Management)

Một nhân sự không thể chăm sóc tốt quá 20 KOC. Nếu ép họ làm, chất lượng sẽ đi xuống (trả lời tin nhắn chậm, check video qua loa).

Mô hình chuẩn:

• Project Manager (1 người): Chỉ làm việc với đầu mối Leader, nắm Timeline tổng và Ngân sách.

• Account Executive (3 người): Mỗi người quản lý một nhóm nhỏ 15-20 KOC (Ví dụ: Nhóm KOC TikTok, Nhóm KOC Facebook, Nhóm KOL).

• Seeding Team: Đội ngũ riêng biệt chuyên đi comment và trực fanpage.

$\rightarrow$ Nếu công ty bạn không đủ nhân sự (Headcount) để lập team này, việc thuê Agency là giải pháp tối ưu về chi phí (chỉ trả phí dịch vụ, không phải trả lương/BHXH cho cả bộ máy).

2. Số hóa quy trình "Kiểm Duyệt & Lưu Trữ" (Digital Asset Management)

Rủi ro lớn nhất khi làm việc với 50 KOC là mất file.

• KOC gửi video qua Zalo $\rightarrow$ 1 tháng sau link hết hạn $\rightarrow$ Mất dữ liệu.

• Nhân viên nghỉ việc $\rightarrow$ Cầm theo luôn contact KOC.

Giải pháp: Bắt buộc sử dụng hệ thống lưu trữ đám mây (Cloud) tập trung (Google Drive/OneDrive).

• Mỗi KOC có 1 thư mục riêng.

• Tất cả video gốc (Source), video đã edit, hình ảnh, hợp đồng scan phải được upload lên đó.

• Đây là Tài sản số (Digital Asset) của công ty, cần được bảo vệ nghiêm ngặt.

3. Quản lý bằng "Cột mốc" (Milestones), không quản lý bằng "Hành vi"

Đừng hỏi nhân viên: "Em đang làm gì rồi?". Hãy hỏi: "Tiến độ dự án đang ở mốc nào?".

Chia chiến dịch 50 KOC thành 4 mốc tử thần:

1. Mốc T-20: Phải chốt xong danh sách và Hợp đồng (100%).

2. Mốc T-10: 100% KOC đã nhận được hàng.

3. Mốc T-5: 100% Video demo đã được gửi về để duyệt.

4. Mốc G (On-air): Đồng loạt đăng bài.

Nếu đến Mốc T-10 mà mới chỉ 50% KOC nhận được hàng $\rightarrow$ Báo động đỏ (Red Flag). Project Manager phải nhảy vào xử lý ngay lập tức.

Kết luận: Nên tự xây team hay Thuê Agency?

• Tự xây team: Tốt nếu bạn xác định Booking KOC là hoạt động cốt lõi (Core) diễn ra hàng ngày, quanh năm và bạn sẵn sàng trả lương cho 3-4 nhân sự chuyên trách.

• Thuê Agency (Height Entertainment): Tốt nhất khi bạn chạy theo chiến dịch (Campaign-based), ví dụ: Ra mắt sản phẩm, Tết, Mega Sale. Bạn tận dụng được bộ máy nhân sự khổng lồ và quy trình chuyên nghiệp của Agency mà không phải "nuôi quân" quanh năm.

Bạn chọn làm một "Người quản lý vĩ mô" hay một "Bảo mẫu đi giục bài"?

Chuyển giao gánh nặng vận hành cho Height Entertainment:

1. XEM MÔ HÌNH QUẢN TRỊ CHIẾN DỊCH 100 KOC CỦA HEIGHT

2. NHẬN TƯ VẤN GIẢI PHÁP OUTSOURCING PHÒNG MARKETING